O Gabinete da Direção Geral tem por finalidade prestar assistência administrativa e técnica à Direção Geral, organizando, assistindo, coordenando, fomentando e articulando as ações político-administrativas da Direção Geral, interna e externamente, e será gerenciado por uma Chefia de Gabinete, escolhida e nomeada pela Direção Geral do Campus Rondonópolis, a quem estará subordinado imediatamente.
O Gabinete da Direção Geral tem por finalidade prestar assistência administrativa e técnica à Direção Geral, organizando, assistindo, coordenando, fomentando e articulando as ações político-administrativas da Direção Geral, interna e externamente, e será gerenciado por uma Chefia de Gabinete, escolhida e nomeada pela Direção Geral do Campus Rondonópolis, a quem estará subordinado imediatamente.
Parágrafo Primeiro – A Chefia de Gabinete da Direção Geral terá como órgão de apoio imediato uma Assessoria de Gabinete.
Parágrafo Segundo – A Assessoria de Gabinete da Direção Geral, terá como órgãos de apoio imediatos, uma Assessoria de Comunicação e Eventos e o Arquivo Geral.
Parágrafo Terceiro – A Chefia de Gabinete da Direção Geral tem como competências e atribuições:
I - Coordenar, controlar e supervisionar as atividades desenvolvidas pela estrutura organizacional básica do Gabinete da Direção Geral;
II – Auxiliar na articulação das relações e ligações entre a Direção Geral e as demais autoridades da Instituição, bem como as representações sindicais e estudantis e a sociedade em geral;
III - Assistir a Direção Geral em suas representações políticas e sociais;
IV - Encaminhar, auxiliar na revisão e controle da documentação e correspondência no âmbito do Gabinete da Direção;
V - Supervisionar e auxiliar no gerenciamento e apoio à execução de atos da administração;
VI - Preparar e encaminhar expedientes da Direção Geral;
VII - Supervisionar a Agenda da Direção Geral;
VIII – Auxiliar na revisão e encaminhamentos dos atos administrativos e normativos da Direção Geral;
IX – Auxiliar nos encaminhamentos e registros das reuniões presididas pela Direção Geral ou por seu representante;
X – Viabilizar a publicidade aos Instrumentos Normativos (Estatuto, Regimentos, Regulamentos, Portarias, Resoluções, entre outros) do IFMT, do Campus Rondonópolis e das Diretorias Sistêmicas;
XI - Viabilizar a publicidade das atas e deliberações decorrentes de Reuniões dos Conselhos existentes no Campus Rondonópolis;
XII - Desempenhar outras atribuições delegadas pela Direção Geral do Campus Rondonópolis, respeitadas as atribuições e legislação vigente.
A Assessoria de Gabinete da Direção Geral, será coordenada por um(a) Assessor(a) de Gabinete, nomeado pela Direção Geral do Campus, e subordinado imediatamente à Chefia de Gabinete da Direção Geral, tendo por finalidade prestar assistência administrativa e técnica à Direção Geral e sua respectiva Chefia de Gabinete, auxiliando na organização, coordenação, e no fomento de logística administrativa, com repercussão interna e externa.
Parágrafo Único – É de competência do Assessor de Gabinete:
I - Auxiliar os serviços de secretaria e os de cunho burocráticos necessários ao Gabinete da Direção Geral, expedindo documentação interna e externa, inclusive aquelas para publicação dos atos da Direção Geral do Campus;
II - Executar os serviços de comunicação, digitação e reprografia da documentação do Gabinete da Direção Geral, necessária à distribuição, encaminhamento e/ou arquivamento;
III - Providenciar em tempo hábil, quando necessário, a distribuição de documentos oficiais, internos e externos emitidos ou recebidos pela Direção Geral;
IV - Responsabilizar-se pelo sigilo das informações a que tiver acesso quando da digitação ou do encaminhamento de documentos;
V - Manter em dia fichários de endereços, pastas de documentos expedidos e/ou recebidos, facilitando a consulta de informações;
VI - Prestar informações em processos que lhe sejam distribuídos;
VII - Prestar informações ao público interessado sobre a instituição visando à boa qualidade do serviço público;
VIII - Controlar o atendimento ao público e o acesso à sala da Direção Geral e demais Diretorias Sistêmicas, conforme agendamento;
IX – Providenciar a reposição de material e formulários referentes aos serviços, bem como auxiliar no preenchimento dos mesmos, quando necessário, esclarecendo eventuais dúvidas;
X - Receber, conferir, examinar, protocolar e distribuir processos, documentos e correspondências dirigidas e/ou expedidas pela Instituição;
XI - Controlar a movimentação de processos e documentos em tramitação na Instituição, realizando a triagem dos documentos entregues no Gabinete da Direção Geral;
XII - Coordenar as atividades internas pertinentes à Comunicação e Eventos e Arquivo Geral;
XIII - Organizar e secretariar reuniões de interesse da Diretoria Geral e demais setores, conforme agendamento prévio;
XIV - Manter em ordem os arquivos internos do Gabinete;
XV - Coordenar o envio, recepção e arquivamento da documentação oficial do Campus;
XVI - Controlar o registro da documentação do Diretor-Geral, e Assessorias;
XVII – Auxiliar a Chefia de Gabinete na supervisão da agenda da Direção Geral;
XVIII - Desempenhar outras atribuições delegadas pelo Diretor-Geral ou Chefe de Gabinete.
O Arquivo Geral do IFMT Campus Rondonópolis refere-se ao espaço destinado à guarda, controle e arquivo de toda documentação pertinente à vida institucional e escolar, objetivando compor a memória de informações a serem acessadas e fornecidas a qualquer tempo por eventuais interessados, e fica sob o gerenciamento de um servidor cuja atribuição funcional esteja relacionada à organização de arquivos, e está subordinado à Assessoria da Direção Geral.
Parágrafo Único – Compete ao Setor de Arquivo Geral:
I – Organizar, conservar e manter atualizado o arquivo geral;
II - Arquivar e manter sob sua responsabilidade, processos e quaisquer outros documentos;
III – Atender as requisições superiores e conceder vistas dos processos a interessados, mediante prévia solicitação e autorização da Assessoria de Gabinete;
IV - Elaborar propostas para incineração de documentos e demais diligências para descarte de documentos, observadas as normas regulamentares;
V - Desempenhar outras atribuições delegadas pelo Diretor-Geral, Chefe de Gabinete ou Assessor de Gabinete.
O Setor de Comunicação e Eventos é responsável por promover, coordenar e controlar a comunicação oficial do IFMT Campus Rondonópolis, promovendo ações de Assessoria de Imprensa, Jornalismo, Relações Públicas, Cerimonial e Produção Gráfica, e fica sob o gerenciamento de um servidor cuja atribuição funcional esteja relacionada à área de Jornalismo ou Comunicação Social, e está subordinado à Assessoria da Direção Geral.
Parágrafo Único – Compete ao Setor de Comunicação e Eventos:
I – Promover a permanente divulgação das ações institucionais e eventos internos através das variadas formas de mídia, visando a consolidação da imagem institucional perante a sociedade;
II – Criar e editar publicações internas (colaboradores e servidores) e externas (clientes e consumidores), como jornais, revistas, informativos, manuais, murais, “home pages”, “folders”, catálogos, entre outros;
III – Planejar, elaborar e implantar em articulação com a chefia imediata as políticas de comunicação do campus, em consonância com as diretrizes da Coordenação de Comunicação e Eventos da Reitoria;
IV – Interagir com o público interno e externo;
V – Estabelecer critérios de afixação e controle de cartazes, faixas, murais e outras formas de divulgação no interior do campus;
VI – Manter o sítio de internet do campus, bem como demais meios eletrônicos de divulgação institucional;
VII – Planejar e implementar relação institucional com autoridades, órgãos governamentais e empresas.
VIII – Assistir a Direção Geral, sua Chefia de Gabinete e Assessoria, na coordenação de programas, projetos e ações de divulgação do campus nos assuntos relativos à imprensa, marketing e integração social com a comunidade;
IX – Acompanhar, analisar e selecionar notícias, matérias, notas e reportagens de interesses à Instituição (“clipping”) divulgando-as para as Diretorias;
X - Acompanhar a Legislação Nacional através de consulta diária ao DOU selecionando e divulgando as matérias de interesse da Instituição;
XI – Acompanhar junto aos meios de comunicação oportunidades que sejam de interesse do campus e capazes de contribuir na execução de projetos e/ou atividades nas áreas de Ensino, Pesquisa e Extensão através do desenvolvimento de parcerias disponibilizadas por entidades públicas, privadas e do terceiro setor;
XII - Responsabilizar-se pela comunicação e divulgação de eventos internos, com vistas à manutenção de um bom nível de informação entre os vários segmentos da Instituição e da sociedade;
XIII – Coordenar o desenvolvimento de ações permanentes de marketing institucional;
XIV – Assessorar a Direção Geral nos assuntos de comunicação social e relações públicas;
XV – Orientar e supervisionar as expedições de convites para cerimônias e solenidades promovidas pelo gabinete da Direção Geral e por outros órgãos do campus;
XVI – Elaborar programas de comunicação interna em conjunto com os demais setores do campus;
XVII – Planejar e implementar, em conjunto com outros setores, peças de comunicação institucional;
XVIII - Planejar e implementar programas de apoio ao marketing institucional, incluindo presença em feiras, exposições, congressos e atividades sócio culturais;
IX – Desempenhar atividades na sua área de competência ou outras atribuídas pelo Diretor Geral ou por quem ele designar.
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Diretor Geral
Nome completo: Diogo Italo Segalen da Silva
Função: Diretor Geral
Instrumento de Nomeação: Portaria n° 733, de 19 de abril de 2021. Retificada pela Portaria n° 985, de 10 de maio de 2021.
Matrícula Siape: 1957916
Horário de Expediente: Segundas, Terças, Quartas, Quintas e Sextas-feiras das 8:00 às 12:00 e 13:00 às 17:00.
E-mail: dg@roo.ifmt.edu.br
Nome completo: Alex Bruno Oliveira Silva
Função: Chefe de Gabinete da Direção-Geral
Instrumento de Nomeação: Portaria Nº 1155 de 31 de maio de 2021
Matrícula Siape: 2393417
Horário de Expediente: das 07h às 11h e das 13h às 17h
E-mail: gabinete@roo.ifmt.edu.br
Nome completo: Joao Batista Almeida Costa
Função: Técnico em Arquivo
Matrícula Siape: 300760
Horário de Expediente: das 07h às 11h e das 13h às 17h
E-mail: joao.costa@roo.ifmt.edu.br
Nome completo: Rafaela Almeida de Souza
Função: Assessora de Comunicação
Matrícula Siape: 1936987
Horário de Expediente: das 08h às 13h
E-mail: rafaela.souza@ifmt.edu.br